Как автоматизировать документооборот?

автор: Андрей Токарев
источник: Avs-info.ru

Система автоматизации документооборота на данный момент выступает не просто в роли средства, помогающего оптимизировать внутренние процессы компании, это уже насущная необходимость, которая стала вполне обычным явлением в условиях весьма жесткой конкуренции. Именно при помощи автоматизации оборота документов вы получаете новые возможности в любой организации по ускорению работы, получаете возможность определения необходимости автоматизировать документооборот в своей организации, а также некоторые из факторов, которые должны учитываться в процессе принятия решения относительно автоматизации оборота документов в компании.

Итак, как мы прекрасно знаем, при помощи системы автоматизации делопроизводства мы получаем возможность автоматизации только весьма ограниченного участка работ. Если же рассмотреть системы организации электронного оборота документов более широко, без необходимости выделять конкретные продукты и постараться дать ответь на наиболее важные вопросы, которые могут возникнуть в процессе внедрения систем – пользы будет гораздо больше.

Итак, на данный момент автоматизация оборота документов является ничуть не менее необходимой, чем автоматизированный бухгалтерский учет еще в девяностые годы. И причины этого вполне просты – с одной стороны информация должна обрабатываться с максимальной скоростью и качеством, а кроме того информационные потоки будут не менее важными, чем их материальный аналог. Кроме того, потеря информации или же ее попадание в другие руки может принести достаточно негативные последствия. И, что самое важное, у тех компаний, где работу с документами ведут по традиционному методу – эти самые документы весьма нередко будут теряться, накапливаться в весьма большом количестве, они могут попасть в руки недоброжелателей. А вместе с тем вам постоянно приходится тратить массу рабочего времени, чтобы найти, нужны документ и сформировать тематическую подборку, создавать несколько копий каждого документа и тратить много времени, чтобы готовить и согласовывать сам документ.

Все эти проблемы решаются именно системой по электронному документообороту – таким образом, все подразделения получают возможность работать слаженно, упрощается работа с документами, повышается уровень ее эффективности, повышается уровень производительности труда сотрудников за счет того, что сокращается время, требуемое для того, чтобы создавать, обрабатывать и искать документы, повышается оперативность доступа к самой информации.


При использовании материалов сайта ссылка обязательна! (Copyright by www.avs-info.ru 2006)